Vitakraft Chovex s.r.o.

Společnost Vitakraft Chovex s.r.o. se zabývá výrobou a prodejem široké škály chovatelských potřeb a krmiv pro zvířata. Nabízí nejrůznější výrobky určené pro chov psů, koček, akvarijních ryb, hlodavců, ptáků. Provozuje také pěstírnu ryb. Centrála společnosti se nachází v Německu a její pobočky působí po celém světě včetně USA a Asie.

Komplexní péče o zákazníky byla prvotním impulsem k implementaci podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV. Společnost Vitakraft Chovex měla zájem také rozšířit a zefektivnit obchodní aktivity a komplexně zkvalitnit obchodní a logistické procesy.

Původně společnost používala již nevyhovující ekonomický systém, který nesplňoval požadavky obchodních zástupců. Systém také neumožňoval vedení společnosti kvalitní reporting.
Obchodní cíle

Společnost Vitakraft Chovex si kladla při implementaci podnikového řešení za cíl získat centrální a integrovaný informační systém, který podpoří mimo jiné i prodej obchodních zástupců. Kromě základních funkčních požadavků, které byly dané klíčovými obchodními procesy, měla společnost zájem využívat následující moduly:

• Finance
• Nákup a prodej
• Skladové hospodářství
• Výroba

Dále měl informační systém splňovat požadavky na zabezpečení strategie dynamického rozvoje společnosti. Jednalo se zejména o tyto požadavky:

• Možnost implementovat více legislativních vrstev
• Podpora prodejních aktivit obchodních zástupců přímo v terénu
• Jednoduché a intuitivní ovládání
• Detailní vyhledávání napříč celým systémem

Primárním cílem implementace nového podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV byla konsolidace informační podpory procesů do jednoho centralizovaného podnikového informačního systému.

Společnost AXIOM PROVIS Int. pojala implementaci ve společnosti Vitakraft Chovex jako implementaci podnikového řešení pro podporu veškerých obchodních procesů.

Pro společnost Vitakraft Chovex byl speciálně upraven modul prodeje, který byl rozšířen o aplikaci Off-line objednávky, která byla pro Vitakraft Chovex vytvořena přímo dle jejich specifických požadavků. Aplikace umožňuje uživateli stáhnout data z Microsoft Dynamics NAV tzn. zákazníky, dodací adresy, zboží, ceny
a stavy skladů. Na základě této aplikace jsou obchodní zástupci schopni vystavit objednávky pro zákazníky na jakémkoliv místě a v kteroukoliv hodinu. Následně na konci dne obchodní zástupci předají všechny informace o objednávkách zpět do informačního systému Microsoft Dynamics NAV.

V rámci informačního systému Microsoft Dynamics NAV je vedena česká
a slovenská firma v jedné společné databázi. Při prodeji zboží z české do slovenské firmy se v české firmě vytváří podklady pro fakturaci a automaticky se přenášejí do slovenské firmy, kde je účetní po kontrole zaúčtují. Tímto se výrazně zjednodušilo a urychlilo procesování objednávek a následné fakturace v systému.

Společnost Vitakraft Chovex následně, v další etapě rozvoje, plánuje automatizaci skladů s pomocí mobilních čteček s on-line napojením do Microsoft Dynamics NAV.

• První fáze „Analýza návrhu řešení obchodní a finančních procesů, analýza migrace dat“ – během 14 dnů proběhla definice a revize oblasti financí a veškerých obchodních procesů zákazníka.
• Druhá fáze „Vývoj, interní testování zákaznických úprav, příprava dokumentace, školení a testovací migrace dat“ ¬– po odsouhlasení první fáze se započalo s vývojem zákaznických úprav informačního systému dle požadavků vyplívajících z analýzy. Dále probíhalo testování úprav a příprava dokumentace pro zákazníka. Následovalo školení pracovníků a testovací migrace dat. Druhá fáze proběhla v listopadu a prosinci 2009.
• Třetí fáze „Ostrý provoz“ – Ostrý provoz byl úspěšně odstartován v lednu 2010.
• Čvrtá fáze „Přenos účetních dat“ – po úspěšném odstartování systému byl na přání zákazníka ještě uskutečněn přenos účetních dat z původního ekonomického systému.

Používání nového IS Microsoft Dynamics NAV pomáhá společnosti dosáhnout hlavního strategického cíle.

• Sjednocení systému do jedné sourodé aplikace Microsoft Dynamics NAV. Databáze obsahuje všechny společnosti holdingu Vitakraft v České a Slovenské republice včetně podpory legislativních požadavků v obou zemích. Tento krok měl za následek zlepšení spolupráce jednotlivých oddělení napříč celou společností a také zefektivnění toku dat a výměny dokumentů mezi jednotlivými společnostmi holdingu.
• Důležitým přínosem pro společnost je off-line aplikace Objednávky, která společnosti přinesla značnou úsporu času při zjišťování obchodních zástupců, jaké je množství zboží na skladě. Nyní mají obchodní zástupci kdykoliv přístup k datům o zákaznících, zboží a skladových zásobách a mohou se okamžitě rozhodovat při sestavování objednávky pro zákazníky. Zpětně je také zajištěn automatický přenos objednávek z přenosných počítačů obchodních zástupců do databáze Microsoft Dynamics NAV. Celé řešení je koncipováno tak, aby uživatelé měli přístup k datům bez nutnosti připojení k počítačové síti nebo k internetu. V rámci této aplikace obchodní zástupci realizují přibližně 40 % objemu všech objednávek.
• Díky zavedení podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV je umožněno všem uživatelům nahlížet on-line nebo off-line do systému, tudíž mají neustálý přehled o zboží na skladě. Obchodní zástupci se mohou rychleji rozhodovat při prodeji zboží.
• Vedení společnosti přinesl nový systém aktuální reporting, sledování prodejnosti jednotlivých druhů zboží v reálném čase a umožnil snadněji zařazovat požadavky zákazníků na nejprodávanější druhy zboží rychleji do výroby.